Cursus Veiligheidscoördinator
Een veiligheidscoördinator geeft veiligheid vorm.
Op grond van de Arbo-wet moeten bedrijven, een veiligheidsplan hebben.
Veiligheidsbeleid en veiligheidsplan
Voor een goed veiligheidsbeleid bestaat geen algemeen recept. Van belang is dat een veiligheidsbeleid past bij de cultuur van het bedrijf of organisatie.
Om het veiligheidsbeleid efficiënt te kunnen uitvoeren is een veiligheidsplan nodig.
Het veiligheidsplan maakt duidelijk dat een veiligheidsplan een praktische uitwerking van de verantwoordelijkheden van de werkgever is. In dit veiligheidsplan wordt het aanstellen van een veiligheidscoördinator geadviseerd.
Als goede veiligheidscoördinator kun je een juist veiligheid- en stappenplan samenstellen en zorgdragen voor de implementatie hiervan met een zo breed mogelijk draagvlak in de organisatie.
De veiligheidscoördinator als spin in het web
Het managen van veiligheid omvat uiteenlopende taken en activiteiten. Om dit hele proces efficiënter te laten verlopen en om de werkzaamheden goed te coördineren kan een veiligheidscoördinator aangesteld worden.
Hij of zij is dan de bewaker van het proces rond de uitvoering van veiligheidsbeleid op het bedrijf of instelling en de uitvoering van het veiligheidsplan. Een veiligheidscoördinator kan vanuit zijn/haar functie en werkzaamheden een belangrijke rol spelen in de advisering rond het veiligheidsbeleid en is zo verantwoordelijk voor het continueren van het veiligheidsbeleid in het bedrijf.
Een veiligheidscoördinator is ook een duidelijk aanspreekpunt in het bedrijf voor zowel directie, medewerkers, contractors en externe partijen. De veiligheidscoördinator kan zo een spin in het web zijn: er is voor iedereen één aanspreekpunt van waaruit gecoördineerd wordt.
De Arvelo trainingmethodes zijn ontworpen om veiligheid in brede zin te realiseren.
Wat wordt er verstaan onder veiligheidscoördinator?
Het is duidelijk dat de functie en taken van de veiligheidscoördinator op verschillende instellingen anders worden ingevuld. Er zijn instellingen waar de preventiemedewerker en/of arbocoördinator de veiligheidscoördinator is. Op andere instellingen is de veiligheidscoördinator meer het aanspreekpunt voor sociale veiligheid.
Wat zijn de taken van de veiligheidscoördinator?
De taken van de veiligheidscoördinator kunnen zowel op het gebied van fysieke als van sociale veiligheid liggen. De functie en taken van een veiligheidscoördinator kunnen dus per bedrijf verschillen.
De taken kunnen onder andere inhouden:
- Het organiseren van inspecties.
- Het opstellen en oefenen van het ontruimingsplan.
- Het opstellen van een veiligheidsverslag.
- Inventariseren van de veiligheidsbeleving binnen het bedrijf of organisatie.
- Maken van een stappenplan naar (sociale) veiligheid.
- Opstellen en naleven van regels voor diverse soorten verkeer.
- Terugdringen ongewenste / onveilige handelingen op het bedrijf of organisatie.
- Afsluiten van veiligheidsconvenanten.
- Het voeren van incidentenregistratie.
Stappenplan voor het succesvol coordineren van de veiligheid
Stap 1. Het management als basis.
De directie van uw bedrijf moet achter de verbeterslag staan en bereid zijn financiële en praktische middelen hiervoor beschikbaar te stellen.
Ook moet er voldoende vertrouwen en openheid bestaan tussen leidinggevenden en werknemers om een verbeterslag te kunnen doorvoeren.
De directie kan eventuele weerstand bij medewerkers positief spiegelen en continu aandacht besteden aan veiligheid binnen het bedrijf. (Bijvoorbeeld door de voortgang van veiligheidsverbetering te monitoren en door alle medewerkers op hun verantwoordelijkheden aan te spreken).
De directie geeft zichtbaar het goede voorbeeld op de werkvloer, is aanwezig bij relevante gelegenheden en ondersteunt de veiligheidscoördinator.
Stap 2. Veiligheidscoördinator als motor.
Benoem een creatieve, actieve en vasthoudende veiligheidscoördinator (een veiligheidskundige, een Kwaliteit, Arbo en Milieu (KAM)-coördinator of andere arbofunctionaris).
Ondersteun deze met voldoende medewerkers om als drijvende kracht voor de verbeteringen op te kunnen treden.
Stap 3. Stel een projectteam samen.
Een projectteam, klankbordgroep of stuurgroep van relevante managers, OR-leden of andere uitvoerenden op veiligheidsgebied geeft sturing aan de veranderingen, stelt prioriteiten, spreekt thema’s af en creëert draagvlak onder medewerkers.
De samenstelling van deze groep is afhankelijk van waar de veiligheidsproblemen en -oplossingen liggen, hoe de verhoudingen in het bedrijf zijn en waar de mensen met ideeën te vinden zijn. Als potentiële leden nog onvoldoende zijn opgeleid in Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) om aan deze groep deel te nemen, is aanvullende training noodzakelijk.
Stap 4. Analyseer en verdeel uw risico’s.
Maak een analyse van de huidige stand van zaken binnen uw bedrijf en neem de meest voor de hand liggende veiligheidsrisico’s op in een veiligheidsmanagementsysteem (VMS).
- Welke veiligheidsrisico’s beheerst u onvoldoende?
- Welke structurele onderdelen van een VMS zijn nog niet aanwezig?
- Welke processen in het VMS werken niet afdoende?
- Welke belemmeringen in de veiligheidscultuur van uw bedrijf voorkómen dat uw veiligheidsprestaties verbeteren?
- Verdeel de vastgestelde risico’s in behapbare delen. Breng deze onder binnen veiligheidsthema’s en laat de projectgroep hierin prioriteiten stellen.
- Laat werkgroepen de thema’s uitwerken en verbeterplannen maken. Zo worden zij eigenaar van deze projecten.
- De directie toetst de plannen en neemt passende maatregelen of keurt deze goed ter uitvoering.
Stap 5. Moedig risicomeldingen aan.
Ontwikkel een systematiek om gevaarlijke situaties aan te melden en waarmee de status van de afspraken hierover kan worden gevolgd. Dit is een aanvulling op de melding van letsels, schade en verzuim.
- Laat leidinggevenden gevaarlijke situaties verbeteren, gesteund door de veiligheidscoördinator.
- Zorg dat de leidinggevenden voldoende getraind zijn om effectieve maatregelen voor veiligheid te kunnen initiëren.
- Geef aan, bijvoorbeeld met KPI’s (kritische prestatie indicatoren), welke verwachtingen u heeft van het omgaan met de meldingen en het tijdig oplossen ervan.
- Moedig meldingen (gedoseerd) aan en faciliteer dit, bijvoorbeeld door fototoestellen beschikbaar te stellen, gebruikersvriendelijke (elektronische) invoer en een snelle terugkoppeling naar de melder.
Stap 6. Wissel regelmatig van thema.
Houd de aandacht van medewerkers vast door regelmatig te wisselen van veiligheidsthema (bijvoorbeeld machine veiligheid, aanrijdgevaar, vallende mensen en vallende voorwerpen).
- Doseer informatie zorgvuldig om het meldingssysteem niet te overladen.
- Communiceer over veiligheidsverbeteringen om medewerkers die gevaarlijke situaties melden, gemotiveerd te houden.
- Zorg ervoor dat veiligheid in elk werkoverleg binnen uw bedrijf op de agenda staat.
Stap 7. Inspecteer en observeer.
Het risicomeldingsysteem kunt u ondersteunen door inspectierondes, risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E) en observatierondes, waarmee u ongewenste situaties en gedrag kunt constateren, melden en oplossen. Het is belangrijk dit samen met het projectteam te doen.
Stap 8. Spreek medewerkers aan op hun verantwoordelijkheid.
Als uw bedrijf daar rijp voor is, kunt u een systeem van gedragsobservatierondes invoeren. Laat leidinggevenden hierbij medewerkers aanspreken op goed en slecht gedrag en creëer gelegenheid om te praten over veilig werken. Zorg ervoor dat medewerkers en leidinggevenden getraind en gecoacht worden in het voeren van feedback gesprekken en dat positieve terugkoppeling net zo vaak gebeurt als negatieve.
Dit systeem werkt alleen, als er voldoende vertrouwen is tussen medewerkers en leidinggevenden en door het realiseren van technische verbeteringen als gevolg van gevaarlijke situatie meldingen.
Stap 9. Weiger onveilig werk.
Geef werknemers de mogelijkheid om, voordat ze met een taak beginnen, een eenvoudige veiligheidscheck (items uit de RI&E) uit te voeren.
Als blijkt dat de arbeidsomstandigheden onvoldoende veilig zijn, mogen zij weigeren het werk uit te voeren.
Zorg voor een snelle oplossing van zulke problemen en/of goede afspraken.
Stap 10. Meet uw succes.
Ontwikkel criteria om het succes te meten van uw activiteiten, zowel van input (trainingen gegeven, werkoverleg houden) als tussenproducten (verandering in gedrag, rapporten maken, problemen oplossen) als output (letsels, verzuim, schade).
Gebruik de uitkomsten voor sturing van de verbeteringen om managers en regulerende instanties te overtuigen.
Laat medewerkers delen in de successen, door ze hierover te informeren tijdens het werkoverleg.
Stap 11. Houd veiligheidszorg levendig.
Houd via publiciteit, afwisseling van thema’s, KPI’s en creatieve samenwerking de zorg voor veiligheid in uw bedrijf levendig, uitdagend en prikkelend.
Ondersteun alle inspanningen met de nodige training, systematische informatie en makkelijk toegankelijke procedures.
Stap 12. Verbeter continu.
Zorg ervoor dat topmanagement de lijn en staf voortdurend aanspreekt op de KPI’s en de voortgang van de verbeterslagen.
Wanneer werknemers en leidinggevenden continu veiligheidsverbeteringen identificeren en uitvoeren, werkt u aan een veilig bedrijf.
